Workflow-Automatisierung im Enterprise-PIM: Effizienzsteigerung mit deinPIM

Steigende Produktvielfalt, zunehmende Vertriebskanäle und der Wunsch nach schnellerer Markteinführung stellen große Unternehmen heute vor immense Herausforderungen im Produktdatenmanagement. Um diesem Druck zu begegnen, setzen immer mehr Organisationen auf die Automatisierung wiederkehrender Workflows in modernen Produktinformationssystemen (PIM). Dank digitalisierter Abläufe lassen sich nicht nur Ressourcen einsparen, sondern vor allem manuelle Fehlerquellen minimieren und Engpässe im Freigabeprozess beseitigen.

Bei einem Großhändler etwa mussten Produktdaten nach Erfassung händisch an verschiedene Fachabteilungen weitergeleitet werden – ein zeitaufwändiger Vorgang mit hoher Fehleranfälligkeit. Durch die Einführung standardisierter Workflows im PIM, welche die automatische Zuweisung, Validierung und Freigabe von Produktinformationen übernehmen, konnte die Durchlaufzeit um über 40 Prozent reduziert werden. Überwachte Teilprozesse sorgen dafür, dass alle relevanten Datenfelder korrekt befüllt und notwendige Freigaben eingeholt werden, bevor eine Information für den Export zur Verfügung steht.

Praxisnahe Automatisierung: Flexible Workflows mit deinPIM

Moderne Enterprise-PIM-Lösungen wie „deinPIM“ von invokable GmbH legen besonderen Wert auf die individuelle Anpassbarkeit von Workflows. Unternehmen können leistungsfähige Automatisierungen für sämtliche Routineaufgaben entlang des Produktdaten-Lebenszyklus konfigurieren. Typische Anwendungsfälle umfassen:

• Automatisierte Datenpflege: Neue Produkteinträge durchlaufen eine vordefinierte Kette von Bearbeitungs- und Freigabestufen. Aufgaben wie Übersetzungen, Bildzuordnungen oder Attributanreicherungen werden automatisch den zuständigen Teams zugewiesen.
• Systemübergreifende Exporte: Ausgeleitete Produktdaten werden kanal- oder marktplatzspezifisch transformiert und gemäß festgelegter Qualitätsstandards weiterverarbeitet – vom Onlineshop über Handelsplattformen bis zum Katalogdruck.
• Massenverarbeitung und Bulk-Updates: Wiederkehrende Aktualisierungen, wie saisonale Preisanpassungen oder Attributserweiterungen, werden über definierte Massenprozesse angestoßen und nach Abschluss automatisch dokumentiert.

Besonders im Enterprise-Umfeld punktet deinPIM mit seiner Offenheit: Die Kunden erwerben den Quellcode und erhalten damit volle Kontrolle über sämtliche Automatisierungen – sei es durch individuelle Weiterentwicklungen durch invokable oder durch eigene IT-Teams. Diese Hoheit über das System fördert Innovation sowie eine schnelle Anpassungsfähigkeit an neue Markt- und Prozessanforderungen ohne Vendor-Lock-In.

Flexibilität und Best Practices für eine erfolgreiche Implementierung

Für Entscheider und IT-Verantwortliche großer Unternehmen stellt sich die Frage: Welche Erfolgsfaktoren sind bei der Integration automatisierter Workflows zu beachten? Die Erfahrungen im DACH-Markt zeigen, dass vor allem ein schrittweises Vorgehen und die enge Einbindung der jeweiligen Fachabteilungen entscheidend sind. Zu den bewährten Best Practices gehören:

• Prozessorientierte Analyse: Vor dem Aufsetzen der Workflows gilt es, alle bestehenden Abläufe zu erfassen, Schwachstellen zu identifizieren und zu priorisieren.
• Iterative Prozessautomatisierung: Sinnvoll ist, zunächst mit wenigen, klar umrissenen Automatisierungen zu starten und die Komplexität nach und nach zu steigern. So lassen sich frühe Erfolge erzielen und Akzeptanz im Unternehmen schaffen.
• Kontinuierliche Optimierung und Monitoring: Mithilfe von aussagekräftigem Reporting und Systemüberwachung werden Prozesse fortlaufend angepasst und weiterentwickelt, sodass die Automatisierung stets den aktuellen Anforderungen entspricht.
• Schulungen und Change Management: Die Schulung der beteiligten Mitarbeiter und ein professionelles Change Management sind entscheidend, um neue digitale Prozesse erfolgreich im Unternehmen zu verankern.

Offene Systeme wie deinPIM bieten hierbei Flexibilitätsvorteile: Sie lassen sich über Schnittstellen problemlos in die Bestands-IT einbinden, ermöglichen individuelle Erweiterungen und garantieren so Zukunftssicherheit für Investitionen in das Produktdatenmanagement.

Fazit: Mit Workflow-Automatisierung die Time-to-Market verkürzen

Die Automatisierung von Produktdaten-Workflows ist für große Unternehmen heute ein strategischer Wettbewerbsvorteil. Sie verschlankt Prozesse, minimiert Fehler und schafft Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten. Individuell anpassbare Systeme wie deinPIM ermöglichen es, die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens präzise umzusetzen – und bieten durch Offenheit und Quellcode-Besitz maximale Unabhängigkeit sowie Investitionssicherheit. Entscheider und IT-Leiter erhalten so ein zukunftsorientiertes Werkzeug, um die Produktdaten-Prozesse effizient, flexibel und marktgerecht zu steuern und die Time-to-Market signifikant zu verkürzen.